Onkostenvergoeding voor thuiswerk: nieuwe regels

Exact een jaar geleden werden we wakker in een nieuwe wereld waar we van de ene op de andere dag in elkaars huiskamers meetings organiseerden. Telewerken werd de norm, waardoor de bestaande regels rond thuis- en telewerk ontoereikend bleken voor deze nieuwe situatie. Daarom sloot de Nationale Arbeidsraad een cao die een wettelijk kader biedt voor thuiswerk dat opgelegd wordt vanwege de coronacrisis.

Nieuwe cao voor thuis- en telewerk

Tot nu waren er in België slechts twee opties voor thuis- of telewerk:

• Structureel telewerk: bij structureel telewerk kan een werknemer één of meerdere vaste dagen per week telewerken. Het bedrijf heeft hiervoor afspraken gemaakt.
• Occasioneel thuiswerk: bij occasioneel telewerk kan een werknemer ad hoc thuiswerken wanneer hij/zij door een geval van overmacht niet op de gebruikelijke werkplek kan werken (bijvoorbeeld een probleem op weg naar het werk…).

Thuis- of telewerk dat door gezondheidsvoorschriften wordt opgelegd, viel echter onder geen enkele categorie. Daar bracht de Nationale Arbeidsraad begin dit jaar verandering in met de publicatie van een nieuwe cao op nationaal niveau.

Moet je als werkgever een vergoeding voorzien voor jouw medewerkers die thuiswerken?

Werkgevers kunnen tijdens de coronacrisis een tijdelijke onkostenvergoeding voor thuiswerk toekennen aan hun werknemers. Deze maandelijkse vergoeding is vrij van belasting en RSZ-bijdragen en bedraagt maandelijks € 129,48.

De bureauvergoeding is bedoeld om kosten te dekken zoals verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal, het gebruik en onderhoud van een thuisbureau …

Werkgevers zijn echter niet verplicht om een thuiswerkvergoeding te betalen.

Wie kan een onkostenvergoeding voor telewerk ontvangen?

Deze maatregel geldt voor alle werknemers die regelmatig en structureel thuis werken. Onder structureel en regelmatig telewerk verstaat men het equivalent van één werkdag per week telewerk (bijvoorbeeld één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd). De regels gelden dus niet voor werknemers die buiten de normale werkuren (bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend) thuis werken.

De maatregel is ook van toepassing op werknemers die vóór de Covid-19 maatregelen niet van thuis uit werkten. De werkgever en werknemer moeten dus geen formele telewerkovereenkomst hebben afgesloten.

Welke kosten mogen vergoed worden?

1. Bureauvergoeding

De werkgever kan met een forfaitaire onkostenvergoeding de algemene kantoorkosten dekken. Dat gaat dan om het gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis, de kleine kantoorbenodigdheden, de nutsvoorzieningen, printpapier, koffie, water en versnaperingen e.d.

Die forfaitaire onkostenvergoeding mag maximaal 129,48 euro per maand bedragen. Voor de maanden april, mei en juni 2021 wordt de vergoeding uitzonderlijk opgetrokken naar 144,31 euro per maand.

2. Bijkomende kostenvergoeding

Als werkgever kan je boven op de bureauvergoeding ook een bijkomende kostenvergoeding tot 40 euro per maand betalen voor het gebruik van:

• een privé-internetaansluiting en -abonnement: maximaal 20 euro.
• een privécomputer: maximaal 20 euro.

Als de werknemer andere kosten moet maken (gebruik van eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner …), mag je die ook terugbetalen. Daarvoor geldt geen algemeen forfait, de terugbetaling moet gebaseerd zijn op de werkelijke kosten. Vraag je medewerkers dus om altijd het aankoopbewijs bij te houden.

De werkgever kan ook materiaal aan de werknemer in bruikleen geven. De werkgever blijft dan eigenaar. Dat is een andere manier om die kosten van het thuiswerken van de werknemer te vergoeden.

Wat na corona?

Na afloop van de pandemie willen heel wat bedrijven en organisaties thuiswerk voortzetten. De federale regering liet recent weten dat wie op structurele basis van thuis uit werkt en daarvoor kosten maakt, ook na de coronacrisis een maandelijkse belastingvrije tegemoetkoming van maximaal 129,48 euro zal worden toegekend, wanneer de werkgever daarmee instemt en aan bepaalde voorwaarden voldoet.

Hoe kunnen wij helpen?

Heb je hulp nodig bij de opmaak van een thuiswerkpolicy en arbeidsovereenkomsten? Heb je nog vragen over kostenvergoedingen? Heb je verschillende doelgroepen in je organisatie met elk hun eigen vereisten rond thuiswerk en/of moet je ook rekening houden met zaken als weekendwerk? Schakel een HR expert in die jouw dossier van a tot z onderzoekt en volledige ondersteuning biedt op maat van jouw onderneming. Contacteer ons vrijblijvend: info@p-hr.be.