Waarom je er best over waakt dat je werknemers hun vakantiedagen voor het einde van het jaar opnemen

Het einde van het jaar komt stilaan in zicht. In heel wat ondernemingen zijn er nog werknemers die een groot aantal vakantiedagen moeten opnemen. Als werkgever kun je er best op toezien dat alle wettelijke vakantiedagen vóór 31 december worden opgenomen.

Regelgeving jaarlijkse vakantie

Elke werknemer moet zijn wettelijke vakantiedagen verplicht opnemen vóór 31 december van het vakantiejaar. De wet betreffende de jaarlijkse vakantie bepaalt uitdrukkelijk dat het recht op vakantie aan de werknemers verworven is. Het is m.a.w. verboden dat de werknemer afziet van de vakantie waarop hij recht heeft. 

Als werkgever heb je dan weer de verplichting om erop toe te zien dat je werknemers al hun vakantiedagen tijdig hebben opgenomen. Om dit te kunnen aantonen, kan je je werknemers best tijdig een overzicht bezorgen met het saldo van de niet-opgenomen vakantiedagen en melden dat het verplicht is om alle vakantiedagen vóór 31 december op te nemen.

Herinneringsbrief

We raden je daarom aan om je werknemers schriftelijk te laten weten dat ze alle openstaande vakantiedagen vóór het einde van het jaar moeten opnemen. Zo kan je als werkgever achteraf bewijzen dat je je medewerkers uitdrukkelijk hebt aangemaand om hun vakantie uit te putten en vermijd je eventuele sancties.

Sancties

De werkgever die zijn werknemers nl. niet toelaat hun vakantie vóór het einde van het jaar op te nemen, riskeert administratieve of strafrechtelijke geldboetes wegens niet-naleving van zijn verplichtingen. Een administratieve geldboete bedraagt 200 tot 2000 euro, een strafrechtelijke geldboete bedraagt tussen de 400 en 4000 euro. Beide boetes worden vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.

De werkgever die zijn werknemers niet toelaat hun vakantie op te nemen, moet bovendien aan de bedienden vakantiegeld voor niet-opgenomen vakantiedagen betalen. Arbeiders ontvangen daarentegen reeds hun vakantiecheque in de loop van het vakantiejaar. Het vakantiegeld werd dus al betaald door het vakantiefonds en blijft verworven.

Wat als de werknemer onmogelijk zijn vakantie kan opnemen vóór 31 december?

Het kan gebeuren dat een bediende in de onmogelijkheid is om al zijn wettelijke vakantiedagen vóór het einde van het jaar op te nemen (bijvoorbeeld wegens ziekte, ongeval of moederschap of een toestand van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht die tot einde december voortduurt).

In dat geval moet de werkgever hem uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar het volgende vakantiegeld betalen:

• Enkel vakantiegeld voor nog niet opgenomen vakantiedagen;
• Dubbel vakantiegeld als dit nog niet werd betaald.

In deze situatie is de uitbetaling van het enkel vakantiegeld vrij van sociale zekerheidsbijdragen.

Tijdelijke werkloosheid en verlofplanning

Pas je nog tijdelijke werkloosheid toe in je onderneming? Dan moet je er eveneens over waken dat alle vakantiedagen nog worden opgenomen voor het einde van het jaar. De RVA gaat er namelijk van uit dat alle werknemers waarvoor tijdelijke werkloosheid wordt aangevraagd hun vakantiedagen reeds hebben opgenomen. Wanneer dat niet het geval blijkt, dan zijn ze verplicht de onterecht betaalde werkloosheidsuitkeringen terug te vorderen van de werknemer.

Dienen je medewerkers nog vakantiedagen op te nemen? Dan vraag je voor deze verlofdagen uiteraard geen tijdelijke werkloosheid aan. Je bedienden krijgen van jou het enkel vakantiegeld op die dagen. Arbeiders moet je niets betalen aangezien zij het loon voor de vakantiedagen al betaald kregen van de RJV of de vakantiekas.

En wat met inhaalrustdagen (adv-dagen)?

Als de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur in de onderneming op jaarbasis wordt bereikt via de toekenning van inhaalrustdagen, moeten de werknemers deze dagen absoluut voor het einde van het referentiejaar opnemen (vastgelegd in CAO of arbeidsreglement, niet noodzakelijk een kalenderjaar). Gebeurt dit niet, dan wordt de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur overschreden en riskeert de werkgever sancties.

Hoe kunnen wij helpen?

Heb je vragen specifiek over verloven en afwezigheden? Onze HR-consultants helpen je graag verder.