Vergeet je vrijdag niet je Out of Office in te stellen?

Vrijdag 26 november is het “e-mailloze vrijdag”, de dag waarop opgeroepen wordt om e-mail en andere elektronische communicatie tot een minimum te beperken.

Grip op je e-mail = grip op je werk

Snelle communicatie mag dan positief lijken, het resultaat is dat werkdagen voortdurend onderbroken worden. Die permanente onderbrekingen schaden de concentratie, ondermijnen de kwaliteit van het werk en verhogen de stress.

Uiteraard is een wereld zonder e-mail ondenkbaar geworden. Het doel van de dag is dat iedereen aandacht besteed aan zijn e-mailgedrag waardoor (hopelijk) de werkstress verlaagt. E-mailloze vrijdag betekent niet dat je helemaal moet stoppen met mailen, maar wel dat je er bewuster mee omgaat en jezelf afvraagt of je niet beter je collega kan spreken via de telefoon of ernaartoe gaat. Bijkomend voordeel is dat je ook weer even in beweging bent en je de collega’s beter leert kennen!

Time for a challenge?

Of wie weet kan een leuk initiatief je stimuleren om nog meer uit deze dag te halen. Denk bijvoorbeeld aan : wie het meeste stappen heeft gezet om naar een collega toe te gaan i.p.v. te mailen is de winnaar. Of tel aan het einde van de werkdag hoeveel mails er in de verzonden items van je collega’s en jezelf zitten.

Zo minder je met mailen

Hou je het toch liever bij je mail? Dan bezorgen we je graag een aantal gouden e-mailregels en tips:

Stuur geen e-mails als…

• …je meer dan 10 minuten aan een e-mail schrijft, bel dan eerst en vat nadien, indien nodig, samen op e-mail;
• …je vragen hebt bij een binnenkomende e-mail neem je beter even de telefoon;
• …je dringend een antwoord nodig hebt (< 8u), bel je collega dan op.

Let op aan wie je een e-mail richt

• To <-> cc, pas dit eventueel aan bij reply to all;
• Reply <-> reply to all, gebruik reply indien mogelijk;
• Spreek met elkaar regels af. Hoe willen jullie dat er met elkaar gecommuniceerd wordt?

Gebruik je onderwerpsregel optimaal

• Dit is soms het enige wat gelezen wordt;
• Maak het specifiek en geef een duidelijke samenvatting. Dit laat de bestemmeling toe om makkelijker te beslissen over lezen/niet lezen;
• Wat wordt verwacht: FYI (For Your Information), FYA (For Your Action), Done, PCB (Please Call Back), FB (FeedBack), QQ (Quick Question);
• Turbomessage: schrijf je bericht in subject line gevolgd door EOM (End Of Message).

Kom direct to the point

• Zet de reden van de mail of conclusie in de eerste zin;
• Gebruik bullet points.

Verduidelijk van wie, wat, tegen wanneer verwacht wordt

• Vermijd misverstanden, frustraties en tijdrovend heen- en-weer mailen.

Let op met attachments

• Is de page set-up goed?
• Heb je alle nodige attachments toegevoegd?
• Verduidelijk kort in de e-mail welke info in welke attachment te vinden is.

Antwoord binnen de 48 uur

• Al is het maar om te laten weten wanneer je de mail zal opvolgen, doe direct iets met geopende mail : beantwoorden, klasseren, delegeren;
• Zal je geen tijd hebben om je mails te beantwoorden, gebruik dan je out of office.

Herlees de mail voor je hem uitstuurt

• Verbeter typfouten, foute zinsconstructies;
• Heb je alle vragen van een vorige mail beantwoord?
• Heb je bovenstaande regels toegepast?

Bijkomende ideeën voor minder mail

• Om de hoeveelheid mails die je krijgt te verminderen moet je zelf ook minder mailen.
• Val niemand lastig met mails na de werkuren, weekends of vakantiedagen.
• Laat je niet leiden door je inbox.
• Zet push- berichten of geluidjes uit.
• Check je mail maximum op 3 vaste tijdstippen.
• E-mails zijn de prioriteit van anderen, niet die van jou.
• Hou je postvak in zo leeg mogelijk, gebruik deze niet als TO DO-lijst.
• Schrijf je uit voor alle nieuwsbrieven die je niet leest.

Dussss… Vergeet je vrijdag niet je Out of Office in te stellen?

Hopelijk helpt dit om vrijdag rustiger te kunnen werken en slechts één keer je mail te openen. Dat betekent dat je niet binnen 24 uur zal reageren op jouw bericht. Mochten ze sneller een reactie willen, dan kunnen ze je op een andere manier bereiken. En vergeet je Out Of Office niet aan te zetten.

Hele fijne werkdag gewenst!

Zelf tips of ondersteuning nodig bij jouw (personeels)administratie? Neem gerust contact op (mailen toegestaan!), we helpen je graag verder!