Telewerken in het buitenland: waar moet je op letten ?

Waarom nog telewerken met zicht op de grauwe terrastegels, als dat ook kan tussen de palmbomen op een exotisch strand? Work + vacation = workation. Het fenomeen is in opmars, merkt de vastgoedwereld. Ook touroperators hebben inmiddels speciale telewerkaanbiedingen. De zon mag je werknemer dan wel verzekeren van een aangename werkomgeving maar waar moet je als werkgever administratief rekening mee houden?

Mag de werknemer kiezen waar hij telewerkt?

Ja. Telewerk kan even goed vanuit een andere plaats dan de woonplaats van de werknemer worden verricht, bijvoorbeeld in een hotel of vakantiewoning in het buitenland. Als de werknemer besluit telewerk te verrichten vanuit het buitenland, moet hij evenwel zijn werkgever hiervan op de hoogte brengen en diens toestemming krijgen voordat hij vertrekt. De arbeidsplaats is namelijk een essentieel bestanddeel van de arbeidsovereenkomst en mag dan ook niet eenzijdig worden gewijzigd.

Zijn er landen waar je extra formaliteiten dient te vervullen?

Weet dat elk land z’n eigen regelgeving en administratieve verplichtingen heeft. Voor een werknemer die in het buitenland wenst te werken, moet nagegaan worden of er toelatingen tot arbeid of verblijf nodig zijn.

Binnen de Europese Unie moet in principe geen bijzondere formaliteit worden vervuld. Dit kan evenwel afhankelijk zijn van het betrokken land. Tal van lidstaten leggen voorafgaande verklaringen op. Voor telewerk buiten de Europese Unie kan daarentegen een arbeidsvergunning vereist zijn.

Zijn er gevolgen op het vlak van fiscaliteit en sociale zekerheid?

Telewerken in het buitenland kan een impact hebben op fiscaal gebied, en dus voor de belastingen, maar ook op het gebied van de sociale zekerheid.

Inzake fiscaliteit geldt het principe dat de belasting (betaald in de vorm van bedrijfsvoorheffing) verschuldigd is in het land waar de arbeidsprestaties worden verricht. De bedrijfsvoorheffing blijft echter verschuldigd in het normale land van tewerkstelling als de buitenlandse prestaties op tijdelijke en occasionele basis (namelijk minder dan 183 dagen per jaar) worden verricht en op voorwaarde dat de werknemer door een Belgische werkgever wordt betaald. Als beide voorwaarden vervuld zijn, blijft je werknemer belastbaar in België.

In het geval van grensarbeiders werden specifieke akkoorden gesloten tussen België en zijn buurlanden (Luxemburg, Nederland, Frankrijk en Duitsland) om, onder bepaalde voorwaarden, de heffingsbevoegdheid te handhaven in het land waar de beroepsactiviteit gewoonlijk uitgevoerd wordt. De dagen van telewerk verricht in de woonstaat van de werknemer als gevolg van de maatregelen ter bestrijding van COVID-19 worden dus in principe niet beïnvloed.

Inzake sociale zekerheid geldt het principe dat de sociale bijdragen verschuldigd zijn in het land waar de arbeidsprestaties worden verricht.

Volgens de laatste richtlijnen van de RSZ, worden de perioden van telewerk die als gevolg van de COVID-19 crisis door grensarbeiders verricht worden op het Belgisch grondgebied, bij wijze van uitzondering, niet in aanmerking genomen voor de bepaling van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving en hebben die bijgevolg geen enkele invloed op hun aansluiting bij een sociaal zekerheidsstelsel. Deze tolerantie is van toepassing tot en met 30 juni 2021.

In het geval van telewerk verricht door niet-grensarbeiders – bijvoorbeeld in Spanje – door een werknemer die normaal in België tewerkgesteld is, zouden de Spaanse socialezekerheidsautoriteiten bij een controle kunnen beslissen om de telewerker te onderwerpen aan de Spaanse sociale zekerheid, waarbij de werkgever in België hen de sociale bijdragen moet overmaken.

Om verrassingen te vermijden, wordt aanbevolen om voorzichtigheidshalve een A1-verklaring (binnen de EER) of Certificate of Coverage (buiten de EER/Zwitserland) aan te vragen bij de RSZ, waarin wordt bevestigd dat de werknemer onderworpen blijft aan de sociale zekerheid in België en de detacheringsregeling toe te passen. Opgelet want bepaalde landen, zoals Frankrijk, vereisen in dit geval ook een voorafgaandelijke elektronische aangifte van tewerkstelling (sipsi) van buitenlandse werknemers.

Welke apparatuur is er nodig?

De telewerker heeft in het buitenland dezelfde apparatuur nodig als thuis. De telewerker zal dus moeten beschikken over een laptop en een internetverbinding. Deze internetverbinding dient bovendien veilig, stabiel en van goede kwaliteit te zijn, zodat er in de best mogelijke omstandigheden kan worden gewerkt. Dit is de verantwoordelijkheid van de telewerker, maar de werkgever kan hem er natuurlijk aan herinneren om zich goed uit te rusten.

Moet de werknemer zijn zelfde werkuren aanhouden?

Overdag op uitstap met het gezin, en ’s avonds werken? Zelfs als hij op afstand telewerk verricht, moet de telewerker hetzelfde arbeidsrooster naleven als wanneer hij van thuis werkt. Hij moet dus bereikbaar zijn tijdens de werkuren. Als de werknemer wil telewerken in een land waarmee België een tijdsverschil heeft, kan dit uiteraard een probleem zijn. In dat geval is overleg vooraf met de werkgever van essentieel belang.

Wat als de werknemer ziek wordt of een ongeval heeft?

Een ongeval dat tijdens het telewerken in het buitenland gebeurt, zal niet automatisch als een arbeidsongeval worden beschouwd. Het ongeval van de telewerker zal namelijk alleen als een arbeidsongeval worden beschouwd als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Zo moeten de werkgever en de telewerker een geschrift hebben gesloten waarin de locatie van het telewerk en de periode gedurende welke het telewerk kan worden verricht, worden vermeld. Als de werknemer het slachtoffer wordt van een ongeval op de vermelde plaats en gedurende de periode die in het geschrift vermeld worden, dan zal het ongeval in kwestie als een arbeidsongeval worden beschouwd. Men moet er zich dus van bewust zijn dat, wanneer er geen geschrift is, de telewerker die een ongeval heeft zal moeten bewijzen dat het wel degelijk om een arbeidsongeval gaat.

Verder kan de werknemer, op basis van de Europese ziekteverzekeringskaart, gedurende een tijdelijk verblijf in een ander EU-land genieten van medisch noodzakelijk zorg binnen het zorgstelsel van dat land. Aangezien deze zorg echter niet in alle landen gratis is en er enkel een voorziening is voor medisch noodzakelijke zorg, is het van belang om op voorhand ook de verzekeringen van je medewerker onder de loep te nemen als die in het buitenland gaat (tele)werken. Niet alleen de arbeidsongevallenverzekering maar ook de hospitalisatieverzekering en eventueel ook de reis- en autoverzekering.

Aandachtspunten 

Het al dan niet gedeeltelijk en tijdelijk of structureel in het buitenland telewerken kan dus een belangrijke impact hebben op een aantal zaken. Het is dan ook aangewezen om de gevolgen hiervan op voorhand goed in kaart te brengen en hieromtrent een beleid te ontwikkelen. We geven graag nog volgende tips mee:

• Stel bij voorkeur een bijlage aan de arbeidsovereenkomst op waarin de modaliteiten van het telewerk geregeld worden en waarin uitdrukkelijk vermeld wordt dat de plaats van het telewerk niet beschouwd mag worden als de plaats van normale tewerkstelling van de werknemer;
• Neem voor het vertrek van je werknemer je verzekeringen onder de loep;
• Ga (in de mate van het mogelijke) na of de plaats van telewerk in het buitenland voldoet aan de voorwaarden inzake welzijn op het werk;
• Verduidelijk op welke wijze de kosten die inherent zijn aan het telewerk terugbetaald zullen worden door de werkgever;
• Zorg voor de bescherming van bedrijfsgegevens door de werknemer in het buitenland;
• Voorzie in de mogelijkheid om elektronische medische attesten te overhandigen in geval van arbeidsongeschiktheid;
• Controleer voorafgaandelijk de plaatselijke gezondheidssituatie en eventuele reis- en verblijfsbeperkingen.

Zelf ook nood aan advies rond een specifiek HR topic? Neem gerust contact op, we helpen je graag verder!